Digitális szerződéskezelés – több mint nyilvántartás
A digitális szerződéskötés olyan folyamat, amely lehetővé teszi két vagy több fél számára, hogy elektronikusan vagy online módon kössenek szerződést.
Miért fontos a munkafolyamatok automatizálása?
Az üzlet minden szereplője számára pozitív hatása van. A vállalat, az ügyfelek és a munkavállalók számára egyaránt. A cég dolgozói munkájuk során gyakran találkozhatnak különféle szerződésekkel. Ezeknek a kezeléséhez időre és manuális munkára van szükség. Ez egy rendszer leegyszerűsíti. Az egyszerűsítés kevesebb munkával és idővel jár, tehát ebből következően kifejezetten költséghatékony. A könnyű kezelési módot munkatársaink gyorsan megkedvelik, sőt élvezetesnek is találják ez által szívesebben végzik munkájukat.
Mely üzletágakban alkalmazható?
A digitális szerződéskezelés számtalan formában lehet előnyös a vállalatok számára. De melyek a leggyakoribbak? Olyan üzleti szerződések esetén, melyeket nagyszámban kötnek ügyfelekkel. Úgy, mint szolgáltatásokkal, értékesítésekkel kapcsolatos ügyfélszerződések. Munkaszerződések esetén is hasznos, mert szükség esetén gyorsan visszakereshetők több szűrőszempont alapján. Ingatlanügyekben szintén nélkülözhetetlen tud lenni. Legyen szó adás-vételről, bérbeadásról vagy akár üzemeltetésről is. Pénzügyi területen pontos és gyors információ visszanyerés miatt fontos. Hitel-, lízing-, befektetési-, vagy beruházási szerződések esetén egyaránt.
A digitális szerződéskezelés lépései
A szerződéseket már első lépéstől kezdve az erre a célra létrehozott digitális szerződéskezelő platform segítségével hozzuk létre. A platform lehetővé teszi a szerződés elektronikus aláírását. Ezt követően kerül sor az aláírások hitelesítésére. Ezt külső hitelesítő szervezetek végzik, amely szervezetek garanciát nyújtanak az aláíró személyének valódiságára.
Aláírások után archiválja a rendszer a szerződéseket oly módon, hogy visszakereshetők legyenek.
Miért jó megoldás az elektronikus aláírás és hogyan működik?
Az elektronikus aláírás egy olyan eljárás, amely során úgy kerül hiteles aláírásra egy adott dokumentum, hogy fizikai jelenlét és kézi aláírás nem szükséges. Az aláírás teljesen egyenértékű egy közjegyző előtt tett aláírással, amely segítségével jogi szempontból is bizonyító erejű dokumentum kerül létrehozásra.
Hiteles elektronikus aláírást egy hitelesítő szervezet segítségével tudunk létrehozni, amely szervezet a létrehozását követően mások számára is ellenőrizhetővé teszi annak ellenőrzését. Erre különféle technológiai eszközök állnak ma már rendelkezésre.
Milyen előnnyel járnak az elektronikus aláírások alkalmazása a digitális szerződéskötések esetén?
Hatékonysága vitathatatlan. Rendkívüli módon képesek felgyorsítani azok időbeli lefolyását. Kényelmi szempontból is verhetetlen, hiszen bárhol, bármikor, bármilyen körülmények között lehetőség van alkalmazni. Biztonságosabb a hitelesítési eljárások miatt a papír alapú változatoknál.
Az elektronikus aláírás lépései
Az aláíró személyének azonosítása szükséges. Ehhez természetesen hivatalos személyazonosító okmányok szükségesek. Az aláírás létrehozása egy választott platform, alkalmazás segítségével. A hitelesítéshez egy erre hivatott szervezet által kiállított elektronikus dokumentumra van szükség. Ellenőrzés, vagyis az aláírás valódiságának vizsgálata, mely szintén a hitelesítő szervezet által lehetséges. Mindezek végeztével a az aláírás csatolható a kívánt dokumentumhoz és ezt követően kerülhet mentésre.
Mindez ma már természetesen része egy modern szerződéskezelésnek.