Miért jó egy szoftverre bízni az irányítási rendszerek felügyeletét?
Egy irányítási rendszer felügyelete a bonyolultságától függetlenül tapasztalt szakembert igényel, legyen szó akár ISO14001, vagy ISO9001 de akár IATF16949-ről.
Ahhoz, hogy sikeresen tudjunk fenntartani egy irányítási rendszert, rengeteg tényezőt kell felügyelni. Ebben segít cégünk egyik stratégiai eszköze, a COS software.
Miért jó a COS?
A legnagyobb erénye, hogy tanúsító auditorok közreműködésével lett kifejlesztve. Ez hétköznapi nyelven azt jelenti, hogy ha például ISO9001 rendszerhez használja egy cég, akkor minden benne van, ami szükséges a sikeres audithoz. Tehát ha feltöltjük, illetve kitöltjük a szoftver által kért adatokat, illetve a kellő rendszerességgel frissítjük őket, nyugodtan hátra dőlhetünk, és nincs több gondunk az irányítási rendszer fenntartásával. Nem személy függő, tehát a fluktuációból adódó adatvesztés sem fenyeget bennünket. Hasznos még továbbá, hogy nem szükséges semmiféle eszközberuházást végrehajtani, mert a szoftver felhő alapon fut. Ez azzal az előnnyel is jár, hogy nincs felmerülő IT költség.
Hogy milyen gyakorlati előnyei vannak, ami megkönnyíti a munkát?
Rengeteg adminisztrációs idő takarítható meg. Az összes dokumentum bármelyik számítógépről elérhető, és egy helyen van, a szervezeti ábrától a folyamattérképen keresztül a kockázatértékelésig. Automatikus dokumentációs rendszer működik benne. Minden frissítés automatikusan archiválódik, és automatikus revíziószám követés működik. Ha meghatároztuk a célkitűzéseinket (KPI), itt azt is folyamatosan és naprakészen nyomon tudjuk követni. Ha esetleg szükségünk lenne egy dokumentum formátumra azt is letölthetünk a rendszerből. Hatalmas segítség még, hogy a nem teljesült célkitűzéshez automatikusan generál egy feladat listát (PDCA). Az akár a szoftveren belül beállítható meeting rend alapján tartott megbeszélésen felelősöket is adhatunk a feladatlistánkhoz. Hogy ne legyen elfelejtve a feladat a felelős automatikus értesítést kap a feladatáról. Hogy milyen frekvenciával kapja az értesítéseket, az beállítható, de az értesítés csak akkor állítható le, ha le lett zárva a feladatlistában a nyitott pont.
A COS szoftver lehetőséget biztosít egy átlátható minőségirányítási rendszer fenntartásához is. Valós idejű adatokat szolgáltat, ezáltal néhány kattintással elérhetőek az aktuális státuszok. A felelős vezetők számára is elengedhetetlen, hiszen a vezetőségi átvizsgálásokhoz nélkülözhetetlen adatokat is szolgál, ami megkönnyíti a jövőbeni tervezéseket is. Hatalmas segítség továbbá a kockázatkezelés menedzselése is.
Tehát röviden összefoglalva a fő erényét a szoftvernek, nem kell tapasztalt szakembernek lenni ahhoz, hogy fenn tudjuk tartani a rendszert, rábízhatjuk magunkat a szoftver iránymutatásaira. Ami teljes megnyugvást jelent, hogy a helpdesken felül akár szakértői támogatás is kérhető s szoftverhez. Ez főleg akkor tud igazán jól jönni, amikor az irányítási rendszer kiépítési szakaszában van a cég.